Pengertian Surat adalah: Jenis dan Macam Surat serta Contoh

Pengertian Surat

Pengertian surat adalah? Apa itu surat? Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam format tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik untuk perorangan dan atau organisasi.

Untuk sekarang ini, surat sudah beradaptasi dengan kehidupan Internet, dan bertransformasi sehingga tidak terbatas lagi dari kertas fisik ke kertas eletronik dalam wujud e-mail ataupun pengiriman melalui file langsung.

Surat, seperti segala sesuatu yang diciptakan manusia, mempunyai unsur atau pola pola yang menjadi penanda untuk mempermudah mengidentifikasinya. Diantaranya yaitu:

1. Pengirim surat
2. Pesan surat
3. Penerima surat
4. Saluran

Pengirim dan penerima surat sudah jelas anda telah ketahui. Adapun perihal letak letaknya akan dijelaskan lebih jauh pada bagian cara membuat surat.

Pesan surat sendiri dapat berupa permintaan, pernyataan, perintah, laporan dan isi surat lainnya.

Beberapa definisi surat menurut para ahli dapat anda bawa dibawah ini.

1. Menurut S. Hidajat

Definisi surat menurut S. Hidajat adalah sehelai kertas ataupun lebih yang bertuliskan suatu pernyataan, berita ataupun sesuatu yang orang hendak nyatakan, atau tanyakan kepada orang lain.

2. Prajudi Atmosudirdjo

Pengertian surat menurut Prajudi Atmosudirdjo adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi ataupun atas nama kedudukannya dalam suatu institusi yang ditujukan pada alamat tertentu (certain adress), dan berisikan bahan komunikasi.

3. Diana Nababan

Definisi surat menurut Diana Nababan, adalah alat komunikasi (communication device) yang dibuat dengan tulisan. Surat tersebut ditulis dengan baik karena tidak memberikan gambaran langsung tentang pribadi pengirim.

4. Djoko Purwanto

Definisi surat menurut Djoko Purwanto adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis (written information)oleh satu pihak ke pihak lain yang berhubungan dengan kegiatan bisnis ataupun tidak.

5. KBBI

Dalam KBBI atau Kamus Umum Bahasa Indonesia, surat adalah kertas yang dituliskan atau alat untuk memberitahukan maksud secara tertulis.

Fungsi Surat

Berdasarkan beberapa pengertian surat diatas, tentu saja kita dapat mengambil mini conclusi bahwa secara general, fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi (communication device) dalam bentuk tertulis. Fungsi surat yang lain diantaranya sebagai berikut:

1. Sebagai sarana komunikasi untuk memberitahukam ataupun pernyataaan, laporan dan lain lain.
2. Sebagai alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan kekuatan hukum (written evidence that has legal force)
3. Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu aktivitas
4. Sebagai bentuk dokumentasi historis atau catatan (note) untuk keperluan aktivitas lainnya.
5. Sebagai sarana perwakilan pribadi ataupun institusi/organisasi pihak pembuat surat yang ditujukan kepada penerima surat (receiver).

Macam Macam Surat dan Jenis

Untuk membantu kalian dan para pembaca lainnya dalam mengetahui maksudnya, macam macam surat terbagi atas tujuan (purposes), sifat (kinds), wujud (shapes), dan kriteria (other criteria). Berikut pembagiannya.

1. Jenis Surat Berdasarkan Tujuan

• Surat pemberitahuan (notice letter) merupakan surat yang memuat pemberitahuan kepada satu ataupun lebih pihak yang merupakan bagian dari suatu instansi/organisasi.
• Surat perintah adalah surat yang ditujukan orang tertentu untuk melakukan sesuatu yang tertuang dalam surat tersebut.
• Surat permintaan, adalah surat (letter) yang meminta informasi lebih detail (asking for more detail information) tentang barang atau jasa yang ditawarkan
• Surat peringatan (Warning letter) adalah surat yang ditujukan untuk memberitahukan serta mengingatkan kesalahan orang atau pihak tersebut.
• Surat panggilan, adalah surat yang dibuat untuk memanggil pihak secara personal ataupun organisasi.
• Surat susulan adalah surat yang dibuat dan dikirim untuk memberikan penegasan kepada surat yang telah dikirim sebelumnya.
• Surat keputusan, adalah surat yang umumnya penting dan memuat keputusan keputusan yang telah diambil oleh pihak tertentu (personal ataupun organisasi).
• Surat laporan adalah surat yang memuat laporan kerja kepada pihak lain.
• Surat penawaran, adalah surat yang yang berkaitan dengan jual-beli barang atau jasa (market practices) yang isinya tentang penawaran spesifikasi dan harga (prices).

2. Jenis surat berdasarkan wujudnya

• Surat pos, adalah surat yang dikirim menggunakan sarana pos.
• Warkat pos, adalah surat tertutup yang dikirim menggunakan pos.
• Memorandum dan nota adalah surat difungsikan untuk meminta atau memberi informasi antar pejabat dalam keperluan internal organisasi atau institusi.
• Telegram adalah pesan singkat jarak jauh sebelum adanya telepon dan menggunakan teknologi telegraf yang dituliskan pada selembar kertas. Umumnya pesannya disandikan sebelum dihantar.

3. Jenis surat berdasarkan Jumlah penerima

• Surat biasa (regular letter),dialamatkan untuk satu orang (single person)dan atau satu lembaga (petugas lembaga tersebut).
• Surat edaran (mass mailing) adalah surat yang dialamatkan kepada banyak orang sekaligus atau banyak lembaga. Pemerintah pun sering menggunakan ini dengan metode SMS ke smartphone anda ketika pemilu 2019 kemarin.
• Surat pengumuman, adalah surat yang umumnya dialamatkan kepada sekelompok orang ataupun anggota organisasi tersebut.

4. Jenis surat menurut Asal dan sifat isi

• Surat pribadi, surat yang sifatnya private atau pribadi yang dikirimkan oleh individu kepada individu lain ataupun petugas dalam suatu organisasi.
• Surat dinas, adalah surat yang dibuat dalam kedinasan tertentu seperti instansi sipil ataupun militer yang difungsikan untuk menugaskan sesuatu.
• Surat bisnis/niaga adalah surat yang difungsikan untuk aktivitas bisnis oleh perusahaan perusahaan ataupun badan usaha yang ada, baik itu swasta maupun negeri.

5. Jenis Surat menurut Kerahasiaan (Level of closure)

• Surat biasa adalah surat tingkat kerahasiannya sangat minim, hanya bersifat personal matter (urusan pribadi) yang tidak menyangkut kerugian berarti bila diketahui orang lain.
• Surat rahasia (secret letter) adalah surat yang tingkat kerahasiannya sudah tinggi, dan menyangkut kerugian yang besar ketika isinya diketahui oleh pihak lain.
• Surat sangat rahasia, surat yang tingkat kerahasiannya pada level tertinggi, dapat mengakibatkan kehilangan nyawa beserta kerugian yang tidak lagi pada skala individu, tapi kelompok dan bahkan masyarakat luas.

6. Jenis surat berdasarkan Jangkauannya

• Surat internal adalah surat yang dikirim dari lingkup organisasi yang sama.
• Surat eksternal adalah surat yang berasal dari luar lingkup organisasi dan sering dikirim menggunakan jasa POS.